档案管理员

一、档案收集与分类

1、统筹旅行社各类档案的日常收集，涵盖业务类（旅游合同、行程单、出团通知书、订单凭证、客户反馈记录）、合作类（供应商 / 渠道商资质、合作协议、报价单、服务评价表）、行政类（营业执照、行业许可证、员工档案、规章制度）、财务类（发票存根、收款凭证、费用报销单）等，确保应归尽归，无遗漏。

2、制定符合旅行社业务特点的档案分类标准，如按 客户类型（散客 / 企业客户） 业务板块（国内游 / 出境游 / 定制游） 档案性质（纸质 / 电子） 划分类目，明确各类档案的收集范围与归档时限（如出团后 1 周内完成该团档案归档）。

二、档案整理与标准化处理

1、对收集的纸质档案进行规范化整理：审核材料完整性（如合同需双方签字盖章、行程单需标注客户信息），剔除重复 / 无效文件；按标准进行编号（如 2025 - 国内游 - 企业客户 - 001 ）、装订（采用档案专用装订方式）、填写档案封面与卷内目录，确保格式统一、便于查阅。

2、推进电子档案建设：将纸质档案扫描为电子版本，按 档案类别 - 年份 - 文件名 规范命名（如 2025 合作类 - 酒店供应商 - XX 酒店资质.pdf ），对电子文件进行压缩、加密处理；同步录入档案管理系统，填写关键检索信息（如客户姓名、合作方名称、档案涉及时间段）。

三、档案保管与安全管理

1、负责档案库房 / 存储区域的日常管理：纸质档案需存放于符合防潮、防火、防虫、防磁要求的档案柜，控制库房温湿度（温度 14-24℃、相对湿度 45%-60%）；定期检查档案完好度，对破损档案（如纸张霉变、字迹模糊）及时修复（如托裱、复印备份）。

2、保障电子档案安全：定期对档案管理系统数据进行备份（本地 + 云端双重备份），设置访问权限（如仅档案管理员可修改、业务部门仅可查阅），防范数据丢失、泄露或篡改；禁止无关人员接触敏感档案（如含客户身份证信息的订单档案）。

三、档案检索与利用支持

1、建立高效的档案检索体系：编制纸质档案索引目录（按类别、编号、关键词分类），优化电子档案检索功能（支持按客户名称、合同编号、业务日期等多维度查询），确保各部门申请查阅时，10 分钟内定位所需档案。

2、规范档案利用流程：接收内部（销售查客户历史订单、计调查合作方资质）、外部（政府监管部门检查、客户补开证明）的档案查阅 / 借阅申请，审核申请合理性并登记（记录申请人、用途、借阅时间）；纸质档案借阅需约定归还时限，电子档案仅提供查阅权限，禁止私自下载复制。

3、协助档案信息利用：根据业务需求整理档案数据，如为销售部门提供 近 3 年企业客户团建订单汇总 、为合规部门提供 年度旅游合同合规性检查档案清单 ，支撑业务决策与合规工作。